¿Cuál es la mejor manera de manejar files para una oficina pequeña?

Actualmente estoy trabajando en una pequeña empresa de desarrollo web, sobre todo hacemos sitios de campañas y otras cosas promocionales. Para nuestro primer año, hemos estado usando un "server" para compartir files de proyectos, una máquina de Windows simple con un recurso compartido de networking. Pero esto no es exactamente una testing de futuro.

SVN es excelente para el código (es lo que usamos ahora), pero quiero tener la comodidad del control de versiones (o al less alguna forma de synchronization) para todos o la mayoría de nuestros files.

Lo que esencialmente quiero es algo que haga lo que subversión hace por el código, pero para nuestros documentos / files psd / pdf.

Me doy count de que la subversión también maneja files binarys, pero creo que podría ser un poco exagerado para nuestros propósitos. No necesariamente necesita todos los detalles de un sistema de control de versiones completo, sino algo que elimina la necesidad de asignar nombres incrementales (Notes_1.23.doc) y disminuye la posibilidad de sobrescribir algo por error.

También necesita ser multiplataforma, manejar files de gran tamaño (100 mb +) y ser utilizado por personas algo no técnicas.

SVN es ideal para binarys, también. Si tiene miedo de que no pueda comparar las revisiones, puedo decirle que es posible para los documentos de Word, utilizando Tortoise.
Pero no sé, a qué te refieres con "expandir el control de versiones". SVN no es un sistema de gestión de documentos.

Editar:

pero creo que podría ser un poco exagerado para nuestros propósitos

Si ya está utilizando SVN y cumple sus propósitos, ¿por qué molestarse con un segundo sistema?

Si tiene un server de Windows 2003, puede echar un vistazo a Sharepoint Services 3.0 ( http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/bb684453.aspx ).

Puede hacer control de versiones para documentos y tiene una buena integración con Office, comenzando con Office xp, pero Office 2003 y 2007 son mejores. Los files de Office y PDF pueden indexarse ​​(a través de Adobe IFilter) y searchse. También puede agregar IFilters para search metadatos en sus documentos.

En cuanto a los files grandes, de forma pnetworkingeterminada, el tamaño máximo de file es de 50 MB, pero se puede configurar.

Acabamos de mudarnos a Perforce y estamos muy contentos con eso. Es un producto comercial, pero es tan poderoso y fácil de usar que vale la pena el precio por asiento en mi humilde opinión.

¿Una estructura de carpetas decente y un esquema de nombres?

VCS realmente no maneja las imágenes y está muy bien, ¿sería posible tener el código en un VCS (SVN / Git / Mercurial, etc.), junto con una estructura de carpetas sensata para los activos binarys (fotos fuente, Photoshop PSD files, files de Illustrator, etc.)?

No manejaría la synchronization, pero un server de files central lograría lo mismo.

Requerirá un poco de fuerza y ​​gatito para que las personas nombren correctamente las cosas, pero creo que tener una carpeta de versión para cada activo (como algún proyecto / activo / header_logo / v01 / header_logo_v01.psd) será básicamente como un VCS, pero más fácil para moverse entre diferentes revisiones (no hay vcs checkout blah -r 234 cuando un cliente decide que prefiere v02 más que v03)

Su pregunta es interesante porque especifica que es adecuada para una oficina pequeña. A nivel de la empresa, recomendaría algo similar a eRoom de EMC Documentum , pero obviamente eso será mucho más de lo que necesita, y también más de lo que desea en términos de costo. No estoy seguro de los detalles de la licencia sobre esto, pero he oído que si su oficina tiene MS Office, tiene acceso a Sharepoint, que podría funcionar bien para usted. También estoy seguro de que hay muchas implementaciones de SAAS de este tipo de cosas, por lo que es posible que desee ver eso, teniendo en count que los serveres no serán alojados por usted, por lo que si el material es extremadamente sensible, eso obviamente no es la ruta correcta

Es posible que desee considerar usar una Mac como su server y usar Time Machine para hacer una copy de security de sus carpetas compartidas. Hacer esto le brinda copys de security automáticas y le permite compartir a través de Samba para que todos puedan tener una unidad de networking en su computadora. Un server Mac es probablemente excesivo. Una Mac Mini sería una pequeña oficina o una máquina de escritorio reutilizada.

También podría considerar el service S3 de Amazon para realizar copys de security fuera de línea. Dado que se trata de un service de pago por uso, puede escalar con el uso, y si cree que desea cambiar a otra cosa, siempre puede download sus datos y llevarlos a otro lugar.

Windows Vista presenta versiones locales de files en su sistema de files, lo que puede ser útil, pero limitado en términos de trabajo en equipo. Sin embargo, si alguien sobrescribe el file de otra persona, se almacena una nueva versión como debería ser.

También considere Knowledge Tree. Échale un vistazo, algunas demos / capturas de pantalla están disponibles en http://www.knowledgetree.com/

Tiene una Community Edition de código abierto gratuita, por lo que es rentable. No lo hemos intentado, pero elegimos este sobre otros sistemas para una pequeña empresa que busca una solución de versiones de documentos.