¿Recomendaciones para almacenar documentos de proyectos para acceso compartido?

Actualmente estoy usando Microsoft Word para escribir los diversos documentos necesarios para un proyecto: concepto de operaciones, requisitos, planes de testing, etc. Estos documentos se colocan en un recurso compartido de networking para que otros los puedan ver. Si alguien quiere editar el documento, debe comunicar este hecho de alguna manera a cualquier otra persona que probablemente lo esté modificando. Ocasionalmente, guardo una copy y pongo la date en el nombre del file como un sistema de copy de security y control de versiones en bruto.

¡Quiero una mejor manera de crear y mantener estos documentos! Algunas características deseadas:

  1. Fácil para que otros puedan acceder a la documentation.
  2. Edición queueborativa.
  3. Control de versiones, historial, capacidades de reversión.
  4. Fácil de usar, edición WYSIWYG particular.
  5. Excelentes capacidades de formateo, como la capacidad de insert imágenes y, de otro modo, producir una documentation de aspecto fantástico,
  6. Fácil de crear versión impresa para cuando las obligaciones contractuales lo requieran.
  7. Fácil de crear / editar simultáneamente varias partes de un documento.
  8. Buscando.

He intentado usar Subversion y TortoiseSVN para get control de la versión de estos documentos de Word, pero muchos usuarios encuentran que Subversion (y el control de versiones) son incómodos para aprender y resistir este método.

Wikis

Estoy considerando el uso de una wiki, pero tengo preocupaciones. Necesitaría edición WYSIWYG completa para get el apoyo de otros autores, y la capacidad de producir un entregable (idealmente una copy impresa de aspecto profesional de cada documento) es un requisito imprescindible.

Sospecho que hay algunos wikis mejores que los que he usado, pero no sé si son lo suficientemente poderosos. Tal vez estoy abordando este problema de la manera incorrecta y alguna otra herramienta o técnica es mejor?

Entonces, la pregunta de dos partes:

  1. ¿Qué types de herramienta (s) son más apropiados para mis necesidades?
  2. ¿Qué herramienta (s) específica (s) recomendaría usted?

ACTUALIZACIÓN: Quiero agradecer a todos los que contribuyeron a esta pregunta. Me llevó bastante time hacer todas las sugerencias y aprendí mucho. Por ahora, continuaré como siempre.

La sugerencia de Aaron de mirar a MoinMoin me llevó a una larga evaluación del software wiki que eventualmente networkinguje a MoinMoin, DokuWiki y MediaWiki. Solo MoinMoin es compatible con lo que yo consideraba un editor WYSIWYG utilizable; los otros dos tenían opciones de plug-in que me parecieron incómodas.

Mi evaluación me llevó a relajar el requisito WYSIWYG. Es más que agradable de tener ahora.

Estoy completamente de acuerdo con aquellos que dicen que quieres que la documentation esté viva. Sin embargo, tampoco puedo dar un CD de la wiki a los clientes. Continuaré investigando otras opciones.

Encontré que Word se utiliza con mayor frecuencia para la documentation de WORN (escribe una vez, nunca lees).

Afrontémoslo: los documentos de Word son solo una gran mezcla de text, la búsqueda es lamentable, hay poca estructura además de secciones y no tienes historial de versiones. Los browseres tienen una historia, Word no: no puedes volver a donde estabas. Si bien tiene una IU (prefiero no decir "bueno") y las versiones recientes fallan con mucha less frecuencia, la pregunta sigue siendo ¿qué quieres lograr? Crear un desierto de palabras para el vertedero? ¿O desea crear una documentation de vida donde se puedan rastrear todos los cambios, donde cualquier persona pueda corregir errores o hacer comentarios, donde las imágenes se quedan donde están y donde ningún tonto puede arruinar su trabajo (y ese tonto no tiene que trabaja en tu empresa). Además, no necesita ningún software especial para ayudar. Cualquier browser web desde cualquier lugar de la intranet lo hará (no obstante, tenga en count este error en Firefox ).

Entonces, por mi experiencia en el pasado, recomiendo una wiki. Son simples de usar, fáciles de aprender e incluso puedes ampliarlos (si necesitas charts, por ejemplo). He usado MoinMoin y MediaWiki para este propósito.

Me gusta MoinMoin más:

  • Es mas rapido
  • Es más fácil de usar
  • Es mucho más fácil de configurar
  • Viene con un editor WYSIWYG (pero asegúrese de probar la última versión)
  • Puede crear una wiki distribuida con MoinMoin guardando los datos de la página en un repository de subversión. La fusión es un poco complicada (es necesario cambiar el nombre de los files o fusionarlos manualmente y agregar el resultado final como una nueva versión)
  • Extender MoinMoin (si ninguno de los más de 500 plugins funciona para usted) es muy fácil

El principal problema con Wikis no es que no hagan el trabajo, sino que la gente no lo haga. Están acostumbrados a la Palabra: si solo conoces un martillo, tratas de tratar todo como un clavo. Pero cuando los presentas suavemente y estableces algunas reglas firmes (para que no se sientan flotando en el vacío), rápidamente llegarán a amar lo que los wikis pueden hacer.

Y si realmente tiene que hacerlo, incluso puede save documentos de Word en él (o cualquier otra cosa, a diferencia de Word).

Ahora por tus preocupaciones:

  • Impresión : Wiki no está destinado a ser impreso. Período. Eso desafiaría su propio propósito. Entonces, la solución es download el wiki en un CD (ya sea como HTML completamente enlazado o como un wiki completo) y entregárselo al cliente. 100% de potencia sin costo adicional.
  • UI Aunque la "UI" de Wikis no está a la par con Word, diría que lo simple es mejor en este caso. Además, todo el mundo sabe cómo usar un browser, por lo que no se necesita capacitación para usar el wiki y la ayuda en línea para todas las características interesantes está a solo un clic de distancia.
  • Opciones de formatting En Word, debe formatear todo usted mismo. En un Wiki, puede definir un analizador (por ejemplo, para bloques de código) que le da formatting. La key aquí es comprender que tener que usar los botones negrita / cursiva / nombre de fuente en la interfaz de usuario es realmente algo malo. Cuantas más fonts diferentes use, más confuso se verá su documento. El software profesional de procesamiento de texts siempre limitará el número de opciones de formatting disponibles en la plantilla por esta misma razón: las personas que escriben text simplemente no saben qué se ve bien.

PD: asegúrese de que sus usuarios entiendan que los wikis funcionan por palabra key, no por carpeta. En mi último trabajo, volví una mañana y descubrí que alguien había renombrado todas las páginas como "proyecto / algo / palabra key" para "darles estructura". Sí, todos los enlaces estaban rotos 🙁

[EDITAR] Si todo lo demás falla, deberías poder exportar la wiki de alguna manera. Para MoinMoin, esto debería ayudar: http://moinmo.in/4ct10n/show/ActionMarket/PdfAction (aunque los documentos son muy confusos).

Personalmente encuentro que usar un sistema de control de fuente es lo mejor. Utilizo el producto SourceGear's Vault y lo hago gracias a su gran soporte para las comunicaciones por Internet, y la herramienta del cliente es muy fácil de usar, donde incluso mis usuarios no técnicos se llevan bien.

Es posible que desee probar Microsoft Office Groove. Es un software de queueboración grupal que funciona a través de Microsoft Office. http://office.microsoft.com/en-us/groove/

Si se encuentra en un entorno de Microsoft y tiene configurado un server de SharePoint, hace un buen trabajo con los documentos de Word (incluido el historial de revisiones, el locking para evitar ediciones simultáneas, etc.) y se puede acceder a ellos desde Internet.

Cuantos más documentos estén en una ruta de menor resistencia para acceder y editar, más serán utilizados y editados.

El problema con la palabra es que no es instantáneo dentro o fuera. Siempre debes downloadlo, abrirlo y uploadlo nuevamente.

He estado tratando de resolver esto usando las herramientas de hoy. Utilizo el Wiki en FogBugz pero no tiene todas las funciones que un procesador de texts para escribir una especificación imprimible y muy bien formateada. Sí, podría extraer el XML y presentarlo en una página, etc., pero tengo proyectos de pago para trabajar. Cosas como saltos de página, etc., simplemente no funcionan en él por lo que pude encontrar. Espero que lo aborder en futuras versiones.

Mi experimento más reciente es Google Docs, y vincular ese documento a una wiki. Lo que hace es proporcionar el fantástico procesador de texts basado en la web de Google Docs con su accesibilidad central y la posibilidad de que varias personas lo editen.

Hasta ahora ha sido bueno. Ojalá Fogbugz tuviera la integración de Google Docs en su wiki, ya que resolvería todos mis problemas. Yo produzco documentos formateados que deben verse bien. No quiero perder el time copyndo y pegando palabras; me gustaría escribirlo una vez, tener acceso central y que sea bueno para todos.

Si hay alguna otra idea que las personas puedan compartir, ¡sería genial!